紙文書をPDFに変えて効率よく管理する ePware(イーピーウェア) クセロ 2万4000円 9800円(5000本限定のキャンペーンパッケージ) 03-5205-0033 http://www.xelo.ne.jp/

あなたのオフィスで
キーボードが泣き出していませんか?

	クセロの文書管理ソフト「イーピーウェア2003」のパッケージ。

　誰もいないオフィスで仕事していると、突然パソコンが甲高い電子音を出して驚いた。誰しも一度くらいこんな経験があるだろう。机にパソコンのキーボードとマウス、ディスプレイを配置して、さらにファクスや封筒で送られる書類と参考の書籍、雑誌などを重ねておくと、うずたかく積もれた山が崩れてキーボードに折り重なり、パソコンが悲鳴を上げる“キーバッファーエラー”が起こりがちだ。

　そこまで酷くはなくとも、雑誌の記事に付箋を貼ったり切り抜いてスクラップにしたまではいいが、結局引き出しを占領しているだけ、という光景は珍しくない。 　せっかく仕事にパソコンを使っているなら、“ちょっとした備忘録”のようなデータの収集・管理もパソコンでスマートに済ませたいもの。そこで役立つのがクセロの「イーピーウェア(ePware)」だ。

紙文書をPDFに変えて効率よく管理する

クセロ「イーピーウェア」を導入する前の様子(イメージ)。

クセロ「イーピーウェア」を導入した後の文書管理画面。

　イーピーウェアはイメージスキャナで取り込んだ画像をまとめてPDFファイルに出力するWindows用のドキュメント管理ソフト。出力がPDF形式なので、イーピーウェアをインストールしていないパソコンやPDA、Mac OSなどの環境でもデータを有効活用できる。

	ワークパレットの部分をトリミングしたところ。ドラッグ＆ドロップでページ入れ替えや90度単位でのページ回転が可能。

　特に便利なのが“ワークパレット”と呼ばれるPDFファイルのページ編集機能と、指定した時間ごとにフォルダ内を参照して新たなファイルを見つけると自動登録する“連携入力フォルダ”機能だ。ワークパレットは、サムネイル表示のアイコンをマウスでドラッグ＆ドロップすることでページ順の入れ替えや回転、ほかのPDFファイルとの結合/分割が可能。これは一度作成した後からでも変更できる。

　本製品は単体で画像ファイルからPDFを作成できるが、PDF作成ソフト「Adobe Acrobat」をすでに使っている方にもワークパレットの編集機能は重宝するだろう。連携入力フォルダは24個まで指定可能で、スキャナの取り込み先を目的別に振り分けておくと作業がはかどる。

Adobe AcrobatやOCRソフトと連携して
いっそう便利に!!

　Adobe Acrobatとイーピーウェアを組み合わせて利用すると、スキャナで取り込んだ画像だけでなく、ビジネスアプリケーション(Microsoft Officeシリーズなど)の文書ファイルもいっしょにPDFとして一元管理が可能だ。

　例えば会議の資料として作成したビジネス文書と、会議の出席者やホワイトボードへの記入を残した写真をまとめて1つのPDFを作成し、会議ログとして関係者に配布するなど、アイディア次第で使い方の幅は広がる。

　また、イーピーウェアではPDFと元の文書を連携して管理しており、PDFが編集可能な状態であれば、イーピーウェア上から文書ファイルの作成アプリケーションを起動して編集すると、自動的にPDFにも変更結果が反映される。

　さらに、Adobe Acrobatと組み合わせて利用した場合、標準搭載のOCRエンジンにより、画像で取り込んだファイルからテキスト情報を抽出、PDFファイルの透明テキストとして一括管理することも可能。これを検索対象として、PDFの全文検索も行えるので、記事をスクラップして集めている場合には目的の記事をいち早く見つけることができる。

　OCRソフトを使っていない場合でも、PDFの文書情報にキーワードを設定しておけば、特定のキーワードを含むPDFの抽出が可能だ。

　イメージスキャナや複合機(スキャナ機能付きプリンター)、デジタルカメラなど画像入力デバイスは手ごろな価格で入手できるようになった。次は、それを有効活用できるイーピーウェアをぜひ試してみてほしい。

クセロ社長　森 真一氏を直撃！ 「ドライバーレベルでのPDF作成技術を持つ企業は、 世界でも数えるほどしかない!!」 画像ファイルのみならAdobe AcrobatなしでもPDFファイルを作成(アプリケーションデータは別途PDF Driverが必要)できる「イーピーウェア」。これを開発したのは岐阜県大垣市に本社を持つ(株)クセロという会社だ。その代表取締役社長の森 真一氏に開発の背景などを聞いた。 代表取締役社長の森 真一氏。 [編集部] 開発の経緯について教えてください。 [森氏] イーピーウェアの開発は当初、プレビューしながらのページ編集やオリジナル文書の編集など、Adobe Acrobatの機能を補完するところから始まった。ドキュメント管理ソフトはいくつか出ているが、イーピーウェアはPDFで出力するため読み込み環境を選ばないのが特徴。スキャンイメージからのPDF作成は独自のアルゴリズムで実現しているが、ドライバーレベルでPDFを作成する技術を持つ企業は世界でも数社しかない。 [編集部] どういうユーザーに使ってほしいソフトですか？ [森氏] ペーパーレス時代が叫ばれて久しいが、現実には一向にオフィスの紙は減らず、情報は日々増えていく。それらをきちんと電子化して管理すればオリジナルの紙は必要ないはず。キーワード設定やOCRとの連携による検索機能を使えば、目的の文書も楽に探せるし、写真の検索も可能だ。手元の書類をとにかくスキャンしてHDDに溜め込んでしまえば、いちいち整理しなくても必要な文書を欲しいときに見つけ出せる。ビジネスアプリで作った文書も同様で、とにかくPDFにして収納しておけばいい。特に、スキャナを持っているけど活用できていないユーザーに訴えたいですね。 [編集部] 将来のバージョンアップ予定についてお教えください。 [森氏] 次期バージョンでは、タイムスタンプ機能を取り入れて作成日時を確定するなど、電子政府が求める法整備に対応していく。そのためにアドオン機能で追加・拡張できるように設計してある。また、現在は日本語版と英語版のみだが、次はフランス語やドイツ語版も予定している とのこと。日本発のドキュメント管理ソフトが世界進出を果たす。森氏の視線の先には、大いなる野望が描かれているようだ。

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(編集部　佐久間 康仁)